CONDIZIONI DI ADESIONE
Con il presente confermiamo l’adesione, in qualità di espositore alla Manifestazione HOSTARIA 2016 a Verona, con i benefit e gli oneri descritti nel presente documento. Vi autorizziamo ad emettere un’unica fattura che verrà pagata tramite bonifico bancario entro e non oltre 30 giorni dalla data di adesione. Senza la conferma email e il completamento della procedura di iscrizione, non è ritenuta definitiva la partecipazione all’evento. Senza il saldo dell’intera quota, gli organizzatori non saranno autorizzati ad erogare i servizi previsti.
DATE IMPORTANTI: 17 gennaio 2016 termine ultimo di conferma iscrizione alla manifestazione 20 febbraio 2015 versamento saldo quota partecipazione, per le cantine che hanno aderito all’edizione 2015 e si avvalgono di riconferma. Dal 18 gennaio 2016 al 30 giugno 2016 è aperta la possibilità di adesione per i nuovi espositori, a riempimento degli eventuali spazi rimasti disponibili.
NOTE ADEMPIMENTI ESPOSITORE
Hostaria Verona potrà richiedere l’immediata rimozione dei prodotti non ammessi e/o non conformi, con potere di intervento diretto ed immediato nel caso in cui l’espositore non ottemperi immediatamente, fatte salve le ulteriori sanzioni. Hostaria Verona potrà richiedere l’immediata chiusura del posteggio, con potere di intervento diretto ed immediato nel caso in cui l’espositore non ottemperi direttamente a quanto richiesto, fatte salve le ulteriori sanzioni. Hostaria Verona si riserva in ogni caso il diritto di non ammettere a successive edizioni l’espositore che abbia contravvenuto alle disposizioni di cui sopra. In nessun caso l’Espositore avrà diritto a rimborsi o indennizzi di qualsivoglia natura e rimarrà comunque obbligato a corrispondere a Hostaria Verona per intero l’importo relativo ai canoni di partecipazione. Hostaria Verona inoltre avrà in ogni caso titolo per richiedere il risarcimento del danno e delle spese sostenute per la pubblicazione del materiale in dotazione all’espositore eventualmente non consegnato, per la rimozione dei prodotti esposti e/o la chiusura dello stand e/o per l’eventuale approntamento dello spazio ad uso, compresa l’assegnazione a diverso espositore. Hostaria Verona, a fronte degli inadempimenti di cui sopra da parte dell’espositore, potrà richiedere il risarcimento integrale dei danni subiti, comprensivi sia del danno emergente che del lucro cessante.
Qualora l’espositore non rispetti gli orari di apertura e chiusura della manifestazione, Hostaria Verona potrà richiedere un risarcimento danni ulteriore alla quota di iscrizione, equivalente al 50{f1c5b7322c657b49906c9f84edc83dac2571e365dd6d32b9b839c754893f973c} della stessa.
AMMISSIONI – COMUNICAZIONE – INFORMAZIONE
Le domande di ammissione saranno accettate sulla base della data di inoltro della richiesta all’associazione, compatibilmente con la disponibilità degli spazi. La Cantina comunicherà all’associazione tutte le informazioni necessarie alla gestione delle attività attraverso uno o più rappresentanti, muniti dei necessari poteri e quindi di autonomia decisionale, nonché delle necessarie cognizioni tecniche. I nominativi di detti rappresentanti come quelli degli organizzatori saranno reciprocamente comunicati per iscritto.
Eventuali modifiche saranno anch’esse comunicate per iscritto.
SPAZI ASSEGNATI
L’Associazione è l’unica responsabile del materiale fornito dagli espositori (loghi e scritte). Le richieste delle Cantine verranno prese in considerazione ove possibile. Il giudizio degli organizzatori degli spazi e delle strutture dislocate nel centro della città, è insindacabile.
POLIZZA ASSICURATIVA
L’azienda espositrice, in qualsiasi caso, solleva l’associazione Organizzatori e la struttura che ospita le manifestazioni da ogni qualsiasi responsabilità e rischio.
ESONERO DA RESPONSABILITA’
L’associazione è esclusivamente responsabile della corretta organizzazione dell’iniziativa e del rispetto dei patti contenuti nel presente accordo; sono espressamente esonerati da ogni responsabilità per eventuali danni derivanti da fatti diversi dall’osservanza del contratto, ed in particolare per i ritardi, interruzioni, imperfezioni o carenze dell’iniziativa derivanti da cause di forza maggiore, come pure per errori causati da insufficienza, incompletezza, erroneità o imprecisione dei dati o delle informazioni fornite dalle cantine. In ogni caso gli organizzatori sono esonerati da ogni responsabilità operativa ed eventuali eventi dannosi che si dovessero verificare a oggetti e beni personali non presi in carico dall’organizzazione stessa, – ivi incluso furto, deterioramento, danneggiamento o perdita di beni – a persone o cose che dovessero verificarsi nell’ambito degli spazi della manifestazione.
INFORMAZIONI GENERALI
l’Associazione Hostaria Verona conferisce l’incarico ad H!Eventi srl di promuovere, gestire e svolgere tutte le operazioni commerciali inerenti all’evento Hostaria e gestire per proprio conto, i contratti di vendita dei prodotti specificati e svolgere attività di segreteria organizzativa.
VENDITA E SPEDIZIONE DELLE BOTTIGLIE
La vendita delle singole bottiglie sarà gestita dall’organizzazione incaricata H!Eventi srl per conto delle cantine. Durante i 3 giorni del Festival le vendite delle bottiglie saranno effettuate dalla nostra organizzazione in alcuni specifici punti del percorso chiamati wine shop. Per facilitare il trasporto e per venire incontro a delle richieste fatteci dalla Questura e dal Comune di Verona le bottiglie vendute saranno spedite a casa del cliente in tutta Italia. Le spedizioni saranno effettuate per un minimo di 3 bottiglie e successivi multipli di 3.
N.B. I prezzi delle bottiglie saranno indicati dal vostro listino, nessun altro ricarico verrà effettuato dall’organizzazione se non i costi vivi di spedizione e imballaggio come indicato sopra. Sarà inoltre possibile la spedizione all’estero applicando il listino dello spedizioniere incaricato.
MODALITA’ OPERATIVE
Il pubblico potrà accedere al percorso di degustazione dichiarando la maggiore età con regolare documento d’identità, pagando un biglietto d’accesso con il quale si avrà diritto a 10 degustazioni. La cantina potrà liberamente proporre dei vini gold, “annullerà” due degustazioni per l’assaggio di quel prodotto. Ad ogni partecipante verrà consegnato un bicchiere ed un porta bicchiere personali oltre ad un braccialetto incedibile per evitare che il bicchiere venga ceduto a persone non autorizzate o a minorenni. Per questa edizione verrà sperimentato un sistema di biglietti e degustazioni elettronico. Questo sistema fornirà a richiesta ad ogni cantina, i contatti dei visitatori che avranno accettato di registrarsi all’ingresso . Si ricorda che il vino delle cantine espositrici è in degustazione, l’espositore è tenuto ad approvvigionare la quantità adeguata per la fornitura dei tre giorni. L’organizzazione ha previsto un numero limitato di accessi giornalieri a max 10.000 persone. Ogni cantina ha diritto a 10 biglietti omaggio per i propri ospiti.
SERVIZI LOGISTICI
L’organizzazione mette a disposizione delle cantine i servizi di magazzino, approvvigionamento, frigoriferi, macchine del ghiaccio, allaccio corrente elettrica Illuminazione dello stand, hostess, security e vari responsabili operativi all’interno del percorso e direttori di produzione.
Abbiamo stipulato un accordo con la società di spedizione Aerologistik per il recapito a domicilio dei vini in vendita, questi i costi vivi comprensivi di imballaggio e spedizione:
- bottiglie da 1 a 5 euro: + 1,80 cad.
- bottiglie da 5 a 10 euro: + 2,50 cad.
- bottiglie da 10 a 20 euro: + 3,00 cad.
- bottiglie oltre 20 euro: + 3,50 cad.
Le spedizioni saranno effettuate per un minimo di 3 bottiglie e successivi multipli di 3.
ORARI DELLA MANIFESTAZIONE
· Venerdì 14 ottobre dalle 18,00 alle 24,00
· Sabato 15 ottobre dalle 11,00 alle 22,00
· Domenica 18 ottobre dalle 11,00 alle 20,00
Le casse chiuderanno due ore prima del termine della giornata.
PRIVACY
Ai sensi degli art. 13 e 23 del D.lgs. 196 del 30 Giugno 2003, si autorizza l’utilizzo dei propri dati per le finalità funzionali all’esecuzione delle operazioni relative ai servizi richiesti e allo sviluppo dell’attività di H!Eventi srl per conto dell’Associazione HOSTARIA VERONA.
Il sottoscritto responsabile Legale della società conferma, dopo aver preso visione e conoscenza delle condizioni offerte, la partecipazione in qualità di espositore della Manifestazione.
